Definiciones claves sobre la comunicación, se entiende cuando hablamos sobre comunicación es indispensable aclarar conceptos y de esta forma, definir elementos claves que componen los diferentes niveles de la comunicación, tanto en las organizaciones, así como en las relaciones persona

Formas de  Comunicación formal

Se constituyen por el conjunto de vías o canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la empresa, tiene como objetivo lograr la coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización, estas se regulan en las cartas y manuales de la institución.

Comunicación informal

Constituyen un conjunto de interrelaciones espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los empleados, independientemente del cargo. En esta forma de comunicación la información que se trasmite puede tener relación con las actividades de la institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la información circula por los canales abiertos de la institución.

El compartir la información con todos los miembros de la organización tienen como fin que todos estén informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de fomentar la participación, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente laboral es más favorable para el bienestar de la organización.

La comunicación formal e informal

implica que son complemento una de la otra y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las comunicaciones; es decir que dentro de ella no exista frontera. Por último se puede decir que la comunicación formal e informal, tiene como fin el enviar una serie de mensajes en la que se asegure una difusión adecuada por los procedimientos estipulados en la organización, estos mensajes suelen llevar implícitos los objetivos y políticas que se manejan dentro de la institución.

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El autor manifiesta que en las dos formas de comunicación por igual son imprescindibles los mensajes, entendidos como tal las informaciones significativas sobre personas, objetos y acontecimientos generados durante las interacciones humanas que son percibidas por los receptores quienes le otorgan significados.

Estilos de Comunicación humana

La comunicación es la forma que utilizan los seres humanos para expresar sus emociones, sus necesidades y sentimientos . El mismo autor señala que las personas pueden ser:

  1. Suplicantes: Siempre hablan de manera a congraciarse, tratando de complacer, disculparse, nunca están en desacuerdo en ninguna forma
  2. Razonadoras: Son exageradamente correctas y razonables y no demuestran ningún sentimiento
  3. Acusadora: Siempre encuentran fallas, son dictadores, quienes mandan
  4. Distraídas: Dirán o harán cosas que tengan poca relación con lo que digan los demás.
  5. Armónicas: Aprenden a tomar en cuenta sus necesidades, las de los otros y las del contexto

El estilo de comunicación se considera un indicador de la personalidad básica. Es posible que algunos gerentes olviden los efectos que puedan causar un estilo determinado sobre las personas con quien se comunica el individuo.

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¿Cuáles son los tipos de comunicación?

La comunicación permite llegar a altos niveles de servicio y de excelente, además de lograr en las organizaciones un servicio agradable y de llevar a una información directa, clara, honesta.

Rhode Island  hace referencias a tres tipos de comunicación básica:

  • Comunicación pasiva
  • Comunicación asertiva
  • Comunicación agresiva

También indican que otro tipo de comunicación conocido como pasivo-agresiva pero, hay diversidad de significados del conceptos al respecto.

Comunicación pasiva: es la que está relacionada a la persona que no expresa necesidades, posturas ni opiniones. Que normalmente está de acuerdo con los otros aunque vaya en contra de sus propias creencias.

Comunicación asertiva: es la relacionada con aquella persona que expresa sus necesidades, deseos y opiniones. Toma postura en situaciones y trata de entender a la otra persona antes de manifestar sus propios sentimientos.

Comunicación agresiva: es aquella que se relaciona con la persona que expresa necesidades, deseos u opiniones hostilmente. Normalmente trata de imponer su forma de pensar a los demás e ignora todo sentimiento o postura que sea contraria a él o ella.

Comunicación pasivo-agresiva: es una combinación de ambos estilos y normalmente se puede conocer como agresión oculta. La persona que utiliza este estilo de comunicación puede expresar indirectamente la hostilidad en formas socialmente aceptables y con una motivación aparentemente amistosa.

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Comunicación Asertiva

En otras palabras la comunicación asertiva es aquella cuyo proceso permite la comunicación segura y eficiente, con muestra de veracidad de los hechos y la transmiten las personas seguras de sí mismas, con autoestima alta y una fe gozosa del triunfo, de la justicia y la verdad.

Continúa acotando el referido autor, que la comunicación asertiva es la interacción producida en las relaciones interpersonales entre cualquiera de los miembros de la institución educativa, pudiendo ser una fuente de satisfacción si se produce en forma abierta y clara, más no así si ésta es confusa o impropia, pues se forman los conflictos tan perjudiciales para la buena consecución de las acciones.

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Por otro lado la comunicación asertiva  «está dirigida a obtener resultados eficaces y adecuarse a las circunstancias»,  es decir son claras las expresiones de los objetivos y firmes en la intensión de lograrlos, sin ser agresivas, pues toma en cuenta los deseos y derechos de los demás sin imponer su voluntad a la fuerza. Continúa explicando el autor que este tipo de comunicación comprende un conjunto de actividades enfocadas a entrenar a los individuos en la cual se defienden sus legítimos derechos sin agredir ni ser agredidos.

De otro lado existen diversas características de la persona que utiliza la comunicación asertiva, iniciándose por aceptar su realidad, sus aciertos y errores, así como utilizar sus habilidades personales y no sentir vergüenza de ello.

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Otra de las características que presenta este autor es la libertad para manifestarse o expresar lo que piensan o sienten los interlocutores sin lastimar a los demás. En la comunicación asertiva, las personas son capaces de comunicarse con facilidad y libertad ante un conocido u extraño y en todas sus acciones y verbalizaciones se respeta a sí mismo, acepta sus limitaciones, pero conoce sus propios valores intelectuales y sociales.

Es evidente entonces que la asertividad es una estrategia comunicacional que se incorpora al plan gerencial de la organización, pero también es un valor, que forma parte del sistema de personalidad del individuo y forma parte de su diario proceder, es un puente que se tiende entre el individuo y el entorno donde le toca comunicarse y desenvolverse.

Las persona con capacidad de comunicación asertiva, tiene gran libertad para manifestarse, para expresar lo que es, lo que piensa, lo que siente y lo que quiere. Asimismo, piensa las consecuencias de lo que va a decir antes de hablar para no perjudicar a los demás, pero también para concretar y expresar su opinión de la forma más clara posible. Igualmente, dice lo que piensa pero sin humillar, desagradar o enfadar a los demás. La persona asertiva se siente satisfecha de expresar sus pensamientos y sentimientos, aunque no consiga lo que se propone.

Las personas asertivas pueden tener conflictos con los demás pero sabe prevenir las consecuencias y resolver los problemas sin que le afecten demasiado. Su vida tiene un enfoque proactivo ya que quiere y trabaja para conseguirlo, haciendo lo necesario para que las cosas sucedan en vez de esperar pasivamente a que estas ocurran por arte de magia.

Asimismo, el tono asertivo es modulado y seguro, presentando fluidez en las verbalizaciones, lo cual da una impresión de seguridad sirviendo para transmitir información con un grado de integración compleja, a la vez de mantener relaciones sociales adecuadas.

De igual forma, se puede deducir que la comunicación asertiva está presente en los equipos de trabajo más rendidores y más exitosos, ya que sus miembros tienen la sensación de libertad, lo cual es clave para dar rienda suelta a la creatividad y la proactividad, se perciben a sí mismos libres de manifestarse, pueden comunicarse con las personas de todos los niveles, y esta comunicación es siempre abierta, directa, franca, y adecuada.

Los miembros de los equipos de trabajo orientados por la asertividad son personas que persiguen lo que quieren, intentan conseguir sus objetivos con esfuerzo, ética,y conservando su respeto propio y dignidad. Se manifiestan emocionalmente libres para expresar sus sentimientos. Es de hacer notar, que la comunicación asertiva es fundamental para el funcionamiento efectivo y eficaz de cualquier organización. Por ello las instituciones educativas, así como su factor humano , como cualquier ente organizacional deben cumplir una serie de requisitos que le posibiliten brindar información clara y precisa.

Características de la Comunicación Asertiva

Dentro del ejercicio de sus funciones al gerente educativo se le exigen una serie de habilidades y capacidades inherentes al cargo que desempeña, donde están presentes las habilidades de estar en la capacidad en retroalimentar, de poder expresarse y de escuchar de una manera activa.

En este sentido, se comprende la actitud tradicional del gerente dentro de las instituciones educativas, desde otra perspectiva, este como un emprendedor organizacional debe desarrollar habilidades y competencias dinámicas a generar cambios institucionales dentro de los planteles educativos.

En este sentido, se hace necesario contar con un gerente que coordine e integre actividades, para lo cual requiere de adecuadas habilidades. Por lo anteriormente expuesto, es necesario presentar las características personales que permiten a un gerente ser eficaz en su puesto, abarcar aptitudes, conocimientos, actitudes y rasgos de personalidad, es decir, con un comportamiento observable que contribuya al éxito de una tarea o de una misión en un puesto de trabajo.

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Al respecto, es pertinente entender que las habilidades y competencias son comportamientos observables, pero también subjetivos en cuanto a la percepción de los mismos, depende del observador, por tal razón cuando se evalúan requieren un procedimiento más cuidadoso, porque se debe tener en cuenta su subjetividad. En el mismo orden de ideas, el termino habilidades conceptuales del supervisor se entiende como la finalidad que este posee para sistematizar acciones y racionalizar recursos en los planteles.

Visto desde este punto de vista gerencial, el término de habilidades se refiere a la capacidad del líder para alcanzar las metas propuestas por la escuela. Los líderes requieren comprometerse activamente en la formación de su propia persona como un paso sustantivo en la tarea educativa, esta construcción del ser implica un ejercicio del conocimiento permanente de sí mismos y de los demás, en un proceso progresivo que permita la vivencia y expresión de los valores humanos.

La retroalimentación es un factor muy importante en el proceso de supervisión, ya que permite proporcionar información y análisis de situaciones que envuelven el hecho educativo, permite mejorar las debilidades existentes en la organización educativa y apoyar las fortalezas visualizadas, brinda la oportunidad de integrar los conocimientos previos logrando una información nueva y significativa.

Aunado a ello, Bolhlander, Snell y Sherman , manifiesta que la retroalimentación “es el grado en que la realización de las actividades de trabajo requeridas para el puesto dan como resultado que se le proporcione a la persona información clara y directa acerca de la efectividad de su desempeño” . O lo que es lo mismo, al hacerse de manera clara, sin interrupciones se obtienen resultados satisfactorios, que van en beneficio de la institución. Las personas que reciben una retroalimentación asertiva refuerzan su disposición para continuar motivadas en el cumplimiento de su faena de trabajo.

Elementos de la Comunicación Asertiva

Los elementos de la comunicación esenciales son: visuales, vocales y verbales deben estar entrelazados al mensaje que se crea y se emite para poder alcanzar una comunicación asertiva.

Para ello se establecieron que para que ocurra un proceso de comunicación efectivo deben utilizarse los componentes no verbales, para- verbales y verbales durante el desarrollo del mismo.

Los tres tipos de comunicación; pasiva, agresiva y asertiva están compuestos por un conjunto de factores a los cuales se le llama fórmula.

  • Comunicación Verbal: Hace refiere a la idea y el contenido del mensaje y el lenguaje utilizado
  • Comunicación Paraverbales: Volumen audible, ni demasiado elevado ni demasiado bajo. Articulación de las palabras clara, sin titubeos. Ritmo tranquilo, sin acelerarse
  • Comunicación No verbal: La mirada debe estar centrada en el receptor del mensaje mientras se expone el tema. Una mirada excesivamente fija puede recibirse como increpante y hostil

En este mismo orden de ideas,  el instrumento verbal por excelencia de la que nos servimos para transmitir información y mantener más relaciones sociales adecuadas. Implica un grado de integración compleja entre las señales verbales y las no verbales, tanto emitidas como recibidas.

Elementos importantes de toda conversación son:  El no utilizar preguntas puede provocar cortes en la conversación y la sensación de desinterés.

No Verbales o lo visual

Indicando que los elementos visuales, constituyen la piedra angular para poder establecer una comunicación asertiva, estando esto en concordancia con lo planteado anteriormente por Troyano y Carrasco , al referirse a los elementos no verbales.

En el ambiente académico es muy importante para los docentes y directivos cuidar este aspecto, pues nada es más doloroso que sentirse ignorado o poco importante para los demás, es vital tener en mente que el contacto visual es como una ventana que se abre y que invita a la comunicación.

Fuente: Zoraida Vanegas Mercado

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