Comunicación Asertiva

¿Cómo prepararse para una negociación exitosa?

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¿Cómo prepararse para una negociación exitosa? La negociación no inicia con la primera reunión. La negociación inicia cuando te preparas previamente, junto al equipo de trabajo que reúnes para tal fin, siguiendo criterios de competencias y conocimientos necesarios, para el éxito de la gestión.

La preparación previa y el análisis posterior a cada reunión, son el secreto que tiene para ti la lógica de Gestión del Conocimiento.

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1. Investiga la situación y conoce a tu interlocutor mejor de lo que se conoce a sí mismo

Define el contexto, antecedentes y específicamente ubica los intereses, motivaciones, gustos y aspiraciones de tu interlocutor. Conoce sus códigos culturales, hitos y hechos que son de importancia para él, conoce sus condiciones de vida y sus condiciones dentro del esquema que les reúne para negociar.  

Si es el caso, define encuestas con el público representado por tu interlocutor, infórmate a profundidad sobre la institución relacionada con la problemática y define con claridad qué es responsabilidad de la SED y qué no, pero establece cómo incluso lo que no sea responsabilidad de la SED puede ser abordado como esfuerzo extra en pro del bien común.

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2. Escribe un FODA con las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas tanto de tu interlocutor como tuyas

Las fortalezas son hechos (realidades) que favorecen una posición. Las oportunidades son potencialidades aún no realizadas (probabilidades) de éxito. Las debilidades son hechos o realidades que desfavorecen y las amenazas son posibilidades aún no realizadas, de fracaso.

 
Agrupa en estas 4 categorías el resultado de la investigación que has hecho siguiendo el punto 1.  Llega la interpretación de los datos obtenidos. Ubica tus propias debilidades y amenazas. Tu interlocutor las usará sin duda alguna.

Ubica las posibles salidas frente a ellas. Define qué estás dispuesto a aceptar. Por ejemplo, si la crisis ha sido causada por una deficiencia administrativa de la administración, por ejemplo, debes aceptar empáticamente esa realidad (debilidad), y atendiendo a la amenaza que causa, prepara en tu preguntas y respuestas una respuesta previa: esa deficiencia administrativa será corregida, y se hará con un procedimiento claro, que puede ser seguido por la comunidad, y lo describes.




Sin embargo, tras esta respuesta contundente de solución, procedes a explicar el contexto y los atenuantes de la misma, para que quede claro que no ha sucedido por descuido o por negligencia, sino como parte de los temas que la institución debe resolver y que opta por solucionar. También debes preparar cómo la ayuda de la comunidad para ubicar esa falla ha sido definitiva, positiva y bienvenida.

Además del FODA, escribes un AyudaMemoria, que es un documento descriptivo de los puntos principales que debes seguir, con los escenarios principales que buscas. Este documento es de uso interno, para ti. Preparas con tu equipo también un Preguntas y Respuestas, que es un documento que tiene un listado con las preguntas y respuestas, desde las más sencillas, hasta las más complejas que pueden surgir, y deben ser compartidas por todo tu equipo negociador, no pueden aparecer contradicciones.

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3. Ubica la posición de tu interlocutor frente a la comunidad que representa y frente a otras comunidades

Define si el grupo representado es líder, está en ascenso o está en declive. Al conocer la posición de otras comunidades, también tendrás más argumentos tanto para enfocar los puntos negociables, como para argumentar los puntos no negociables.  

Al conocer la citación y posición exacta de la comunidad representada, podrás avanzar con la propuesta de puntos que les gustarán, pero también, al conocer la realidad de otras comunidades relacionadas, puedes argumentar por qué no se cede en otros puntos. Esto lo haces para generar empatías y alianzas en la percepción de grupos humanos.

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4. Define objetivos de negociación y desarrolla una etapa de análisis previa al inicio del ciclo y posterior a cada reunión, para establecer prioridades

No pierdas de vista nunca los objetivos vitales para tu gestión y la de la institución. Sé flexible, sin comprometer tu razón de ser y actuar. Al establecer objetivos, o acordarlos con claridad con la contraparte, tomarás la ventaja y tu interlocutor irá reconociendo tu autoridad, de manera positiva y constructiva.

5. Produce un escenario para la negociación

  • Prepara un espacio que permita hacer sentir cómodas a ambas partes
  • Preséntate como anfitrión
  • Prepara tus intervenciones con claridad
  • Se breve y conciso
  • Usa ayudas visuales impactantes cifras y datos reales.

Aquí es donde la contraparte sentirá que estás preparado o no.

¡A promover árboles de negociación sembrados previamente!

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